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Time blocking: cos’è e come usarlo

Il time blocking è una tecnica che suddivide la giornata in blocchi di tempo dedicati a specifiche attività.

Aiuta a eliminare multitasking e procrastinazione, migliorando concentrazione e risultati.

Vediamo cos’è e come applicarlo giorno per giorno.

Che cos’è il time blocking?

È una forma strutturata di pianificazione: ogni blocco temporale ha un unico scopo (es. email, sprint tecnico, call). Niente interruzioni.

Scopo: lavorare con più focus, consapevolezza e benessere mentale.

Vantaggi del time blocking

  • 📈 Aumento dell’attenzione

  • 🚫 Riduzione delle distrazioni

  • ⏰ Maggiore controllo del tempo

  • 🧘‍♂️ Riduzione del burnout

  • ✅ Certezza su ciò che fai, quando lo fai

Come impostare il time blocking (in 5 passi)

1. Scegli le categorie di attività

Dividi i tuoi compiti in:

  • Attività strategiche

  • Urgenti/operativi

  • Comunicazione (email, chiamate)

  • Pausa e recupero

  • Formazione o cura personale

2. Definisci i blocchi orari

  • Assegna ai blocchi una durata precisa (es. 2 h strategia, 1 h email)

  • Metti i blocchi con tempi di picco di energia prima

  • Lascia spazi liberi per flessibilità

3. Usa strumenti adeguati

  • Google Calendar o Outlook: blocchi visuali

  • Notion o Trello: gestione attività

  • Clockify o Toggl: tracciamento

  • Timer tipo Pomodoro per sessioni da 25–50 minuti

4. Rispetta le pause

Non eliminare i momenti di recupero. Prevedi brevi pause tra blocchi (5–10 min) e un’ora per pranzo. Serve per rigenerare e mantenere energia.

5. Valuta e adatta

Alla fine di ogni settimana:

  • Rivedi quanto hai rispettato i blocchi

  • Identifica cosa ha funzionato o no

  • Aggiusta la settimana successiva

Strumenti consigliati

Tool

Google Calendar

Notion

Trello

Clockify/Toggl

Focus Keeper

Forest

Funzione principale

Blocchi visivi, notifiche automatiche

Liste, template, pianificazione tutto-in-uno

Gestione task in bacheche

Tracciamento tempo spento

Timer Pomodoro

Blocca distrazioni sul telefono

Esempio di giornata strutturata

Orario_______Attività

8:30–9:00 _____Routine e pianificazione giornaliera

9:00–11:00 ____Blocco strategia/progetti importanti

11:00–11:10 ___Pausa

11:10–12:00 ___Email e aggiornamenti

12:00–13:00 ___Pausa pranzo

13:00–15:00 ___Attività operative/time mentoring

15:00–15:10 ___Pausa breve

15:10–17:00 ___Routine clienti/call

17:00–17:30 ___Revisione, planning giornata successiva

Domande Frequenti

Cosa faccio se non rispetto un blocco?

Registralo comunque e rivedi dopo: cosa lo ha interrotto?

Serve migliorare.

Posso usare il time blocking anche in smart working?

Sì. Aiuta a dare un orario e una struttura, fondamentali in remoto.

Quanto durano i blocchi?

Dipende: sessioni da 50–90 minuti funzionano bene, con pause brevi in mezzo.

Posso cambiare blocchi ogni giorno?

Sì, ma meglio mantenere alcune routine fisse, poi adattare il resto.

Serve un tool a pagamento?

No. Google Calendar e timer gratis bastano.

I tool a pagamento aggiungono automazioni.

Il time blocking è una tecnica semplice ma potente: porta ordine, chiarezza e meno stress.

Non serve applicarla perfettamente: meglio un 80 % ben fatto che uno schedulare troppo rigido. Inizia con poche fasce chiave e adatta il metodo alle tue esigenze.

Vedrai quanto migliorano concentrazione, risultati e tranquillità.

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